چالش‌های مدیریتی و انواع مسائل سازمانی

تمامی افراد در هر شغلی ممکن است با چالش‌هایی رو‌به‌رو باشند. این چالش‌ها با شناسایی درست و به‌موقع قابلیت حل شدن را خواهند داشت. یکی از مسائل مهم در هر سازمان یا مجموعه‌ای چالش‌های مدیریتی و مسائل سازمانی خواهند بود. اندیشیدن تدابیر کاربردی برای حل این مسائل یکی از بزرگ‌ترین ویژگی‌های هر مدیر و مسئولی تلقی خواهد شد.

شناسایی درست مسائل برای یافتن راه‌حل و پیدا کردن سرچشمه مشکلات، مهم‌ترین قدم برای حل مسئله و رفع انواع چالش مدیریتی محسوب می‌شود؛ اما نباید فراموش کرد که اولین قدم برای حل اینگونه چالش‌ها، پذیرش واقعیت و مشکلات است. در صورتی‌که تمایل دارید تا با روش‌های آسان حل مسائل آشنا شوید با ما همراه باشید. چالش‌های مدیریتی و انواع مسائل و موضوعات سازمانی مبحثی است که در این مقاله به آن پرداخته شده است و راهکارهای مهمی برای آن‌ها ارائه خواهد شد.

تمامی سازمان‌ها و مجموعه‌های در حال فعالیت دارای مسائل سازمانی مخصوص به خود هستند. در این میان برخی از چالش‌ها و مسائل میان سازمان‌ها مشترک هستند. در ادامه به 15 مورد از اصلی‌ترین چالش‌های مدیریتی و مسائل موجود در سازمان‌ها پرداخته‌ایم.

1- ترک کار بالای کارکنان و چالش‌های منابع انسانی

ترک کار بالای کارکنان یکی از بزرگ‌ترین مسائل سازمانی محسوب می‌شود که تاثیر بسزایی در عملکرد مجموعه و پایداری آن خواهد داشت. حقوق و دستمزد، مسائل مالی، فرصت‌های شغلی جذاب در سایر سازمان‌ها، نداشتن پیشرفت و جایگاه شغلی بهتر و… همگی از عوامل ترک کار بالای کارکنان و چالش‌های منابع انسانی به‌شمار می‌روند.

2- نحوه مقابله با تغییر عملکرد کارکنان

یکی از چالش‌های مدیریتی را می‌توان تغییر عملکرد کارکنان دانست. این موضوع نیاز به برخورد مناسب برای دستیابی به هدف خواهد داشت. در اینگونه موارد مدیران باید به‌طور واضح خواسته‌ها و انتظارات خود را از کارکنان اعلام کنند. درمقابل نیز باید نیازها و نگرانی‌های کارکنان را شناسایی کنند و تا حد امکان برای رفع آن اقدامات لازم را انجام دهند.

یکی از وظایف مدیران در اینگونه مشکلات و حل مسئله می‌تواند ایجاد انگیزه و ارائه حمایت باشد که تاثیری شگرف در روحیه کارکنان خواهد داشت. مشارکت سایر کارکنان و آموزش‌های لازم نیز از دیگر مواردی هستند که به حل چالش‌ها و مسائل سازمانی کمک خواهند کرد.

3- کارهای اداری تکراری و نیاز به ارتقای دانش و مهارت‌ها

کارهای اداری تکراری می‌تواند چالش‌هایی را در محیط کار به‌وجود بیاورد. کاهش بهره‌وری در افراد از مهم‌ترین مسائل سازمانی محسوب می‌شود که در اثر کارهای تکراری پدید خواهد آمد. در پی انجام کارهای تکراری توسط کارکنان چالش‌هایی در محیط کار پدید خواهد آمد که کاهش انگیزه، سرکوب شدن ابتکار عمل و افزایش خطای فردی از جمله آن‌ها به‌شمار می‌رود. تمامی این موارد می‌تواند به کاهش میزان رضایتمندی کارکنان منجر شود که خود یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های مدیریتی خواهد بود.

4- اخراج کارمند

اخراج کارمندان همیشه جزء چالش‌های مدیریتی مهم محسوب می‌شود. اخراج کارمند علاوه بر خارج شدن دانش و تجربه فرد به کاهش میزان بهره‌وری افراد باقی‌مانده نیز منتهی خواهد شد. علاوه‌براین افزایش سطح نگرانی کارمندان در مورد امکان اخراج آنان نیز از دیگر مسائلی است که سازمان با آن دست و پنجه نرم خواهد کرد.

پس از اخراج کارمند تغییر در ساختار کارکنان و یافتن فرد مناسب برای جایگاه شغلی نیز از دیگر مسائلی است که نیاز به حل مسئله خواهد داشت.

5- بهره‌وری پایین و از دست دادن نیروی حرفه‌ای

یکی از چالش‌های مدیریتی مهم در هر سازمانی را می‌توان از دست دادن نیروی حرفه‌ای و کارآمد دانست. پیدا کردن نیروی کار مناسب برای جایگزین کردن افراد یکی از معضلات و مشکلات هر سازمانی به‌شمار می‌رود. بدیهی است که آموختن روال کاری برای هر نیروی تازه واردی نیازمند زمان خواهد بود. به‌همین دلیل خروج هر نیرو و کسب تجربه نیروی جایگزین وی بهره‌وری بخش مورد نظر را کاهش خواهد داد.

اثرات منفی از دست دادن نیروی کار می‌تواند به‌دلیل ناکارآمدی مدیریت، فشار کاری زیاد، عدم رضایت و… باشد که مدیریت صحیح به حل مسئله کمک شایانی خواهد کرد.

مسئله بهره وری بیشتر سازمان و کاهش هزینه های سازمان همواره از مهمترین دغدغه های مدیران در سازمان های مختلف بوده است، همانطور که می دانیم سود یک شرکت از تفاضل درآمد ها و هزینه ها بدست می آید بنابرین اگر درآمد را ثابت در نظر بگیریم مینیمم سازی هزینه های شرکت معادل ماکسیمم سازی سود شرکت خواهد بود. فرمول قبل مبین مطلب فوق است، بنابرین یکی از مهمترین دغدغه های یک مدیر باید مسئله کاهش هزینه ها باشد. از طرف دیگر بهره وری یک سازمان که بصورت نسبت ستاده ها به داده ها یا خروجی ها به ورودی ها مطرح می شود و در فرمول زیر آورده شده است یکی دیگر از دغدغه های مدیران است. همین طور ورودی ها و یا داده ها منابعی هستند که خروجی ها ازآنها بدست می آیند. بعنوان مثال ساعت کاری کارگران، مواد اولیه و تکنولوژی می توانند ورودی باشند.

دوره های کاربردی دانشکده علوم و فنون نوین دانشگاه تهران برای ارتقای مهارت های مدیریتی و فردی:

دوره mba گرایش بازاریابی

دوره mba گرایش استراتژیک

دوره dba

دوره تربیت مدیر فروش و بازاریای

دوره تربیت مدیر منابع انسانی

6- تصمیم‌گیری درباره استخدام مناسب

تصمیم‌گیری درباره استخدام نیروی مناسب یکی از چالش‌های مدیریتی حیاتی از روز راه اندازی کسب و کار محسوب می‌شود؛ چراکه این موضوع می‌تواند به‌صورت مستقیم به پویایی، عملکرد و نتایج یک سازمان اثرگذار باشد.

مدیر موفق و مدبر باید برای حل مسائل سازمانی و چالش‌های موجود به نیاز‌های مجموعه توجه کافی و لازم داشته باشد. از طرفی مهارت‌های نیروی جدید را شناسایی کرده و تجزیه و تحلیل کند. مدیر یک سازمان باید برای پیشگیری از تداخل سمت و نقش‌های موجود، نیروها را متناسب با نیاز مجموعه جذب شناسایی کرده و برای استخدام آن‌ها اقدامات لازم را انجام دهد.

7- ناکارآمدی در مدیریت فرآیندها، تغییرات سازمانی و نوسانات شدید بازار

چالش‌های مدیریتی جنبه‌های گوناگونی را شامل می‌شوند که ناکارآمدی در مدیریت فرآیند یکی از آن‌ها است. این موضوع می‌تواند ناشی از عدم توانایی کافی در مدیریت، اجرا، برنامه‌ریزی یا طراحی فرآیندهای سازمانی باشد. کاهش بهره‌وری و کیفیت پایین خدمات از عوارض ناکارآمدی در مدیریت فرآیندها خواهد بود.

در صورت تغییر ناهماهنگ در ساختار یا فرآیند سازمان مشکلاتی بروز خواهند کرد که نیاز به حل مسئله خواهند داشت. نوسانات پیش‌بینی نشده در بازار نیز از دیگر چالش‌هایی است که مجموعه و سازمان‌های بزرگ با آن‌ها درگیر خواهند بود. این نوسانات در صورت عدم تطابق نیازها و انتظارات مسائل سازمانی پیچیده‌ای را رقم خواهند زد.

چابکی گاه توسط مدیران جسوری در اختیار گرفته میشود که با قدرت فریاد میزنند: “پیش به سوی چابکی!”. این مدیران چشم اندازی  از مکانی بهتر و شادتر در ذهن خود دارند و به دنبال محیطی هستند که توسعه در آن بهتر، سریع تر و ارزان تر انجام شود، که البته قابل فهم است، ولی برخی افراد مفهوم آنرا درک نمی کنند. زمانیکه به سمت متدهای چابک می رویم، تنها این تیمها نیستند که باید تغییر کنند؛ مدیران نیز  باید خود را تغییر دهند.

10 کاری که مدیران چابک انجام می دهند:

• کار کمتر
• اکتشاف و تطبیق
• یادگیری سریع
• یک تیم، یک هدف
• تمرکز روی ارزش
• توانمند سازی تیم ها
• افکار بزرگ، شروع کوچک
• همکاری
• رهبری با نمونه بودن
• پذیرش واقعیت های سخت

8- عدم شایسته سالاری

عدم شایسته سالاری یکی از بزرگ‌ترین آفت‌های هر سازمان به‌شمار می‌رود. عدم شایسته سالاری به معنای عدم رعایت و تعادل در توزیع منابع و مزایا خواهد بود. کارکنانی که با وجود درخشش و شایستگی در محیط کاری مورد توجه مثبت مدیران قرار نگیرند در معرض کاهش رضایت از کار و افت میزان بهره‌وری قرار خواهند گرفت. اینگونه مسائل سازمانی به صورت غیرمستقیم به عملکرد مجموعه اثر خواهند گذاشت.

علاوه‌بر موارد عنوان شده کارکنان در صورت مشاهده عدم شایسته سالاری به کاهش ارتباط موثر و انگیزه نیز روی خواهند آورد. افزایش تنش، افت خلاقیت و بهره‌وری در کارکنان و… نیز از دیگر مسائلی هستند که در صورت مدیریت نادرست پدید می‌آیند.

9- انجام کار غیراخلاقی و اشتباه توسط کارمند

یکی از مسائل مهم موجود در سازمان‌ها را می‌توان انجام کارهای غیراخلاقی و اشتباه توسط کارمند دانست. این مشکل بزرگ که قطعا نیازمند حل مسئله است، می‌تواند اثرات منفی را به‌دنبال داشته باشد. افت اعتبار سازمان، کاهش میزان رضایتمندی در مشتریان، افت بهره‌وری در سایر کارکنان، کاهش میزان همکاری و انگیزه در تیم و… همگی از عواقب چنین مشکلاتی در سازمان به‌شمار می‌روند.

10- عدم رضایت مشتریان

عدم رضایت مشتریان چالش‌های بزرگی را برای هر سازمانی به وجود خواهد آورد. ضرر و زیان‌های ناشی از چنین معضل بزرگی نیاز به صرف زمان، هزینه و مدیریتی بی‌نظیر برای بازگشت به دوران اوج را می‌طلبد. بدون شک حل این مشکل چالش‌های مدیریتی را ایجاد خواهد کرد. افت رضایت مشتریان، کاهش میزان فروش، افت بازخورد مثبت، کاهش انگیزه کارکنان، افت کیفیت و… همگی از جمله معضلاتی هستند که در صورت عدم رضایت مشتریان به وجود خواهند آمد.

11- رکود و عدم نوآوری

رکود و عدم نوآوری از آفت‌های اصلی در هر سازمانی محسوب می‌شوند. ابتکار و خلاقیت سرچشمه حیات در هر زمینه‌ای خواهد بود. هنر، صنعت، تجارت و… در صورت ابداع شیوه‌های نوین و به کار بردن شیوه‌های خلاقانه در تولید، ارائه و اجرا سبب افزایش بهره‌وری خواهد شد. بدیهی است که رکود و عدم نوآوری از جمله مسائل سازمانی هستند که نیاز به حل شدن دارند.

12- کار تیمی ضعیف و اختلافات تیم‌ها

سازمان و مجموعه‌های قدرتمند در سراسر دنیا از همکاری قوی تیم‌های کوچک‌تر تشکیل می‌شوند. ضعف در کار تیمی و بروز اختلاف میان تیم‌ها میزان بهره‌وری و عملکرد مجموعه را به‌طرز چشمگیری کاهش خواهد داد. حل مسئله در چنین موضوع مهمی می‌تواند به پیشرفت و رشد سازمان کمک شایانی کند.

13- اختلالات در پایداری مالی

اختلالات در پایداری مالی مجموعه چه کوچک باشد و چه بزرگ چالش‌های مدیریتی متفاوتی را خلق خواهد کرد. این اختلالات به کاهش توانایی مجموعه در تمامی زمینه‌ها از جمله پرداخت معوقات، هزینه‌ها و سرمایه‌گذاری منجر خواهد شد. کاهش میزان اعتماد، افت اعتبار، کاهش قدرت سرمایه‌گذاری، افت انگیزه کارکنان و… همگی از جمله مسائل سازمانی به‌شمار می‌روند که در صورت اختلال در پایداری مالی بروز خواهند کرد.

14- حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات

در تمامی سازمان‌ها کارکنان و مدیران موظف هستند که اطلاعات و حریم خصوصی مجموعه را حراست و حفاظت کنند. حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات که از چالش‌های مدیریتی حیاتی در هر سازمانی خواهد بود، نیازمند تلاش تمامی افراد است. جلوگیری از نفوذ افراد بیگانه، پیشگیری از سرقت اطلاعات و… همگی از جمله مزایای حفظ حریم خصوصی محسوب می‌شوند.

در هر شرکتی مدیر  برای تصمیم گیری درست نیازمند اطلاعات است، این اطلاعات باید به گونه ای باشند که مدیر بتواند به آنها اعتماد کند به بیان دیگر مدیر باید از صحت و دقت و در دسترس بودن و قابل دسترس بودن اطلاعات و همچنین امنیت این اطلاعات اطمینان حاصل کند. بنابرین رسیدن  اطلاعات صحیح به مدیر شرکت یکی از دغدغه های مدیران خواهد بود.

15- تحول فناوری و نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای جدید

یکی از مهم‌ترین چالش‌های مدیریتی در هر سازمان به‌روز بودن مدیر و کارکنان با فناوری روز دنیا است. برای پیشرفت و همسان‌سازی خدمات با نیازهای روز دنیا تمامی سازمان‌ها موظف هستند که به استفاده از نرم‌افزارهای جدید روی بیاورند. تحول فناوری در تمامی زمینه‌ها و رشته‌ها برای پیشرفت لازم و ضروری است.

استفاده از IT در بیزنس و کسب و کار یک راه حل مناسب برای رسیدن سازمان به اهداف خود است، استفاده از فناوری اطلاعات می تواند عملکرد سازمان از نظر مالی و همچنین قدرت رقابت سازمان را بهبود دهد. در واقع این دغدغه را می توان به نوعی هارمونی و یا هماهنگی فناوری اطلاعات یا بیزنس تعبیر کرد.

16- مهندسی مجدد فرایند های کسب و کار

تفکر مجدد بنیادین و طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار اغلب برای دست یابی به اصلاحات چشمگیر در موارد حساس و سنجش هم‌زمان کارایی پارامترهایی مانند هزینه‌ها، کیفیت، خدمات و سرعت صورت می گیرد.
مهندسی مجدد به معنی آغازی دوباره، از نو متولد شدن، از نو شروع کردن است.

مهندسی مجدد یعنی دگرگون سازی، دگرگونی در ذهن، طرز فکر و نگرش مدیران و کارکنان، در فرهنگ و نظام ارزشی، در فرایندها و پردازش ها، در ساختار و سازماندهی، و در روش استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان ها. در مهندسی مجدد، طراحی ریشه ای فرایندها، تشکیلات، و فرهنگ یک شرکت برای دستیابی به جهش هایی خارق العاده در عملکرد آن شرکت صورت می گیرد و به کنار نهادن شیوه های قدیمی و سنتی و نگرشی جدید به کار برای به وجود آوردن محصول و یا خدمتی مناسب و نیز ارزش دادن به مشتری مد نظر است.

در مهندسی مجدد، هدف دستیابی به نیازهای امروزی همچون کیفیت برتر، خدمات، انعطاف پذیری، هزینه پایین است و در نتیجه باید فرایندها را ساده نمود.

تعاریف فوق نشان می دهند که مهندسی مجدد معمولاً در کل پیکره یک سازمان و یا شرکت صورت می پذیرد و اقدام به آن تنها در یک بخش سازمان را نمی توان مهندسی مجدد نام نهاد، اگر چه می توان فرایندهای کاری مختلف یک زیر مجموعه را نیز مهندسی مجدد نمود اما شاید اعمال نمودن این بحث مدیریتی در تمام آن مجموعه با توجه به چالش های پیش رو، لازم باشد.

عصر حاضر به گونه ای است که در معرض تغییرات سریع و مداوم قرار دارد و این تغییرات بر رفتار و نیازهای مشتریان نیز اثر می گذارد؛ بنابراین، سازمان ها نیز لازم است که این تغییرات را و اثر آن را بر مشتری تجزیه و تحلیل کرده، و در فرایند فعالیت های خود اعمال نمایند.همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند کسب‌وکار و کاهش هزینه‌ها و درنتیجه رقابتی‌تر شدن سازمان می‌گردد. اساس‌ مهندسی‌ مجدد بر بررسی های‌ مرحله‌ای‌ و حذف‌ مقررات‌ کهنه‌ و تصورات‌ بنیادینی‌ استوار است‌ که‌ زمینه‌ساز عملکرد کسب‌وکار کنونی‌اند.

بهترین روش‌های حل مسئله در سازمان

برای حل مسئله‌های گوناگونی که در هر سازمانی به‌وجود می‌آیند، روش‌هایی وجود دارند. درصورت به‌کار بردن روش‌های صحیح و مدیریت درست تمامی چالش‌های موجود رفع خواهند شد و سازمان رو به تعالی و پیشرفت پیشی خواهد گرفت. بهترین روش‌های حل مسئله در ادامه ذکر شده‌اند.

تعریف و مستند کردن مسئله

اولین روش برای حل کردن مسائل و چالش‌های مدیریتی شناسایی، تعریف و مستند کردن مسائل است. کسب‌وکارهای مختلف برای رفع مشکلات و مسائل موجود باید به مستند کردن آن بپردازند. با اولویت‌بندی و تعیین اهداف سازمان کار برای رفع مسائل سازمانی تسهیل خواهد شد. افزایش شفافیت و تسهیل در فرآیند تصمیم‌گیری و ارتباطات به طرز معجزه‌آسایی به حل مسائل کمک خواهند کرد.

عدم نتیجه‌گیری سریع و عجولانه

برای حل مسئله باید دقت، صبر و دانش کافی را به کار برد. این موارد می‌توانند در به‌دست آوردن نتیجه بهتر کمک کننده باشند. ارزیابی تصمیم از تمامی جهات می‌تواند کار را برای مراحل اجرایی راحت‌تر کند. با تحلیل بهتر شرایط، از خطاهای سهوی و احتمالی جلوگیری به عمل خواهد آمد. در نتیجه از هدر رفتن منابع و سرمایه نیز پیشگیری خواهد شد. عدم نتیجه‌گیری سریع و عجولانه به افزایش اطمینان اعضای سازمان و تقویت ارتباطات منتهی می‌شود.

ترتیب دادن جلسه با افراد متخصص در حوزه

برای رفع چالش‌های مدیریتی می‌توان از نیروهای کارآمد و متخصص در هر حوزه بهره گرفت. استفاده از مهارت و تخصص افراد در یافتن راه‌حل مسائل و بهبود تصمیم‌گیری کمک بزرگی محسوب می‌شود.

استفاده از مشاوره در صورت لزوم

حل مسائل سازمانی به‌تنهایی امکان بروز خطا و موانع را افزایش خواهد داد. مدیران می‌توانند برای رفع مشکلات از مشاوره افراد خبره بهره‌مند شوند. این موضوع می‌تواند دیدگاه‌های مختلفی را پیش روی افراد قرار دهد. همچنین مشاوره با افراد می‌تواند به تسریع فرآیند حل مسائل کمک شایانی کند.

دستورالعمل مناسبی طراحی و راه‌حل‌ها را بررسی کنید

طراحی و تدوین دستورالعمل‌های کارآمد کمک بزرگی به حل مسئله خواهد کرد. اجرایی کردن دستورالعمل‌ها می‌تواند از وقوع مشکلات جلوگیری به عمل آورد و ریسک‌های احتمالی را مدیریت کند. علاوه‌براین با توضیح دقیق روند کار، ابهامات برای افراد رفع خواهد شد و بهره‌وری افزایش خواهد یافت.

اجرای راه‌حل انتخابی و ارزیابی آن

یکی از موثرترین روش‌های حل مسئله که به بهبود عملکرد نیز منجر خواهد شد، اجرای راه‌حل انتخابی و ارزیابی آن است. برنامه‌ریزی، تخصیص منابع، آموزش کافی و اطلاع‌رسانی دقیق، پیاده‌سازی مراحل، هماهنگی و در نهایت گزارش‌گیری به بهبود عملکردی موثر و ایده‌آل کمک خواهد کرد. ارزیابی راه‌حل نیز برای سنجش بهره‌وری و اهداف به مدیریتی هرچه بهتر منتهی خواهد شد.

پرورش مهارت‌های فردی برای حل مسئله

برای برطرف کردن چالش‌های مدیریتی باید مهارت‌های حل مسئله در افراد پرورش یابد. این موضوع با پیشرفت تکنولوژی و استفاده از ابزارهای به‌روز دنیا میسر خواهد شد. کلاس‌های مدیریت استراتژیک، دوره‌های تحلیل داده و اطلاعات، دوره‌های توسعه مهارت تصمیم‌گیری، دوره‌های ارتقاء توانمندی و تفکر خلاق و… از جمله راهکارهای کاربردی و مفیدی است که تمامی مدیران و کارکنان سازمان‌های بزرگ و کوچک برای حل مسائل سازمانی و رشد فردی و سازمانی می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند.

کلام آخر

چالش‌های مدیریتی یکی از عوامل بازدارنده در هر سازمانی محسوب می‌شود که وقوع آن غیرقابل انکار خواهد بود. اخراج کارمندان، ضعف کار تیمی، اختلال در پایداری مالی، عدم نوآوری و… همگی از چالش‌هایی به‌شمار می‌روند که ممکن است در دوران مدیریت هر فردی رخ دهد. اندیشیدن تدابیر خارق‌العاده و کاربردی برای حل این مسائل توسط مدیران عاملی است که نه‌تنها از متوقف شدن عملکرد سازمان جلوگیری خواهد کرد؛ بلکه به پیشرفت و موفقیت در کسب و کار آن نیز منجر خواهد شد.

حل مسائل سازمانی نیازمند راهکارهای متعددی است که متناسب با شرایط باید از آن بهره برد. استفاده از مشورت افراد متخصص، انتخاب راه‌حل‌های مفید و کاربردی، تبادل اطلاعات و هماهنگی جلسه، ارزیابی شرایط و اجرای راه‌حل درست و منطقی همگی از مواردی هستند که به حل مسئله در هر سازمانی کمک خواهند کرد. ارزیابی شرایط و پرورش مهارت حل مسئله به کمک دوره‌های آموزشی مانند دوره mba می‌تواند به طرز چشمگیری به رفع چالش‌ها و حل مسائل کمک کند و بهبود بهره‌وری بیانجامد.